ZORGANIZUJ SIĘ – jak planować i nie zwariować?

20 Sty

1

Hej kochani, przygotowałam dla Was kolejny wpis na temat organizacji czasu. Pragnę poruszyć dzisiaj bardzo ważną kwestię, związaną z wyznaczaniem sobie zadań do wykonania. Jak to zwykle bywa na początku Nowego Roku, chcemy być lepsi, wydajniejsi i lepiej zorganizowani. Nie byłoby w tym nic złego, gdybyśmy nie planowali wcielenia w życie wszystkiego od razu. Niestety, bardzo łatwo wpaść w pułapkę, bo najczęściej chcemy wypełnić każdą minutę swojego życia. Nie nadążamy wtedy z wykonywaniem zadań, co nas niesamowicie demotywuje. Najczęściej kończy się to porzuceniem wszystkiego i leżeniem do końca dnia na kanapie. A nie o to tutaj chodzi. No dobrze, to w takim razie jak planować i nie zwariować? Rozmyśleniami na ten temat chciałabym się dzisiaj z Wami podzielić.

Zacznę od zobrazowania problemu, który jakiś czas temu zauważyłam u siebie. Na szczęście dość szybko zorientowałam się, że nie tędy droga i że takie planowanie nie sprawdzi się na dłuższą metę.

Jakie zagrożenia niesie planowanie dnia co do minuty?

Planowanie wcale nie polega na tym, by chodzić jak w zegarku. Nie możemy organizować sobie każdej minuty życia. Nie jesteśmy robotami, dlatego potrzebujemy trochę swobody i odpoczynku. Życie w biegu, stres i brak snu negatywnie wpłyną na naszą samoocenę i…wydajność dnia następnego. Pamiętajmy, że jesteśmy tylko ludźmi i doba każdego ma 24 godziny. Możemy zrobić o wiele więcej od innych, powinniśmy jednak zachować dozę rozsądku i umiar.

Planując wszystko nie zostawiamy sobie miejsca na spontaniczność i kreatywność, przez co wiele ciekawych rzeczy może nas ominąć. Nie wyjdziemy na spacer, bo nie było tego w naszym grafiku. Kto wie, co ciekawego może nas spotkać? Nie przekonamy się o tym, jeśli nie będziemy działać spontanicznie. A co jeśli ktoś chce nas porwać w środku zaplanowanego dnia na wycieczkę za miasto? Ulegniemy?

Gatunek ludzki ma to do siebie, że jest bardzo niecierpliwy. Często łapiemy się na tym, że chcemy zmienić wszystko od razu, dlatego nasz plan wypełniony jest po brzegi. Demotywuje nas brak wolnego czasu, w którym moglibyśmy robić rzeczy, które sprawiają nam przyjemność. Warto zachować zdrowy rozsądek i uzbroić się w cierpliwość. Wiem, że to trudne. Chcielibyśmy zmienić wiele kwestii w jak najkrótszym czasie. Jest to jednak niemożliwe. Dobrze jest sobie to uświadomić, ponieważ poprzez takie działanie, po pierwsze denerwujemy się, że efekty nie są takie jakie byśmy chcieli (czemu po jednym dniu diety, waga wskazuje nadal tyle samo!?), po drugie zadanie często wykonywane jest pobieżnie, a nie w 100%.

2

A co jeśli coś pokrzyżuje nasze plany?

W życiu zdarzają się takie sytuacje, które mogą zniweczyć wszystkie nasze plany. Pilny wyjazd służbowy, spotkanie czy nawet chwilowa niedyspozycja spowodowana chorobą, rozłoży nasz grafik na łopatki. Wielu z zaplanowanych zadań nie uda nam się wykonać. Poprzez to nasza samoocena się obniży, a humor nie będzie dopisywał przez resztę dnia. Jak sobie z tym poradzić? Najważniejsze jest to, by zrozumieć, że sytuacje takie zawsze będą i nic na to nie poradzimy. Nie możemy przejmować się czymś, na co nie mamy wpływu. Gdy nie uda nam się wykonać wszystkich rzeczy z listy pomyślmy, że i tak w tym miesiącu zrobiliśmy więcej niż 90% społeczeństwa. W tym wszystkim najważniejsze jest to, by po takiej niedyspozycji wrócić na właściwe tory. Nie możemy tłumaczyć się tym, że „przecież i tak w tym tygodniu nic nie udało nam się zrobić, więc jeden pracowity dzień niczego nie zmieni”. To bzdura!

Warto wyznaczyć sobie priorytety i to nimi się zająć (pomijając zadania mniej potrzebne) jeśli okaże się, że mamy znacznie mniej czasu, niż myśleliśmy. Ważne, by nasz grafik był elastyczny i byśmy potrafili rezygnować ze spraw mniej ważnych.

W takim razie po co ta cała organizacja?

Rozsądne rozplanowanie dnia pomoże nam realizować cele, z równoczesnym pozostawieniem sobie choć minimalnej ilości wolnego czasu. Nie możemy stać sie jej więźniami, powinna być naszym pomocnikiem, ale nas nie ograniczać.

Nie chodzi też o to, by niezaplanowane chwile spędzać bezczynnie na facebook’u, twitterze czy instagramie. Po ciężkiej pracy należy nam się wolny czas, w którym powinniśmy robić, to co najbardziej kochamy. To czas realizowania pasji i poszerzania horyzontów. Szkoda wykorzystywać go w tak mało kreatywny sposób.

A jednak warto planować! Bez celów i planów na przyszłość trudno byłoby nam się zmobilizować i ciężko pracować na to, co ma nam przynieść profity w przyszłości. Dzięki organizacji możemy logicznie rozplanować swój czas. Pozbędziemy się także poczucia zmarnowanego czasu (cały dzień minął a ja nic nie zrobiłam). Będziemy widzieć czarno na białym jakie zadania udało nam się wykonać, co będzie nas motywować do dalszej pracy.

3

Jak ja sobie z tym radzę?

Pozostawiam sobie rezerwę czasową. Gdy mam zamiar wykonać jakieś zadanie w 3h, w kalendarzu zaznaczam, że zajmie mi to np. o godzinę więcej. Dzięki temu, gdy zadanie się przedłuży (baaaardzo często się tak zdarza) nie mam poczucia, że powinnam w tym czasie robić coś innego i że nie zdążę ze wszystkim.

Pozwalam sobie na spontaniczność, nawet, gdy mój grafik wypełniony jest brzegi. Osobiście bardzo nie lubię bezczynności i codziennie na mojej liście pojawia się sporo zadań do wykonania. Nie męczy mnie to, bo w dużej mierze robię to, co sprawia mi przyjemność. Nie cierpię marnować czasu, więc moja codzienna lista jest dość obszerna. Jeśli jednak nadarzy się okazja, porzucam wszystkie plany i jestem w stanie pojechać na wycieczkę za miasto, pomimo tego że nie było tego w planach (są oczywiście takie sytuacje, w których nie mogę tego zrobić). Wiem, że pozwoli mi to naładować akumulatory i wrócić do pracy ze zdwojoną siłą.

Pracuję nad swoją niecierpliwością. W końcu zdałam sobie sprawę, że nie da się zrobić wszystkiego od razu. Na niektóre rzeczy potrzeba czasu (czasem więcej, czasem mniej). Nie zniechęcają mnie jednak zadania, na których efekt muszę długo czekać. Robiąc codziennie choć małą rzecz w realizacji celu wiem, że przyniesie mi to profity w przyszłości. Zdaję sobie również sprawę, że nawet mały kroczek jest lepszy od stania w miejscu.

Staram się planować elastycznie. Np. piszę artykuły o tematyce, na którą aktualnie mam ochotę. Nie przejmuję się tym, że miał pojawić się dzisiaj wpis taki i taki. Mogę przecież opublikować go kilka dni później. Dzięki temu nie zabijam swojej kreatywności i pozwalam sobie na dowolność. Piszę o tym, o czym chcę pisać w danej chwili. W tym moim planowaniu pozostawiam sobie dużą swobodę, która jest potrzebna, by… nie zwariować 🙂

4

Organizacja czasu odgrywa bardzo ważną rolę w naszym życiu. Nie powinniśmy jednak przesadzać. Nasz grafik musi być elastyczny. My sami powinniśmy zadbać o to, by pozostawić sobie miejsce na spontaniczność i kreatywność 🙂

Zachęcam do zapisania się do mojego NEWSLETTERA, by być zawsze na bieżąco (zerknijcie na prawą kolumnę, pod moim zdjęciem). Oprócz podsumowania, w mailach będziecie otrzymywać prezenty-niespodzianki, których nie znajdziecie na blogu.

  • Ależ Twój kaktus świetnie pozuje! Ach! Kiedyś sobie zaznaczałam priorytety na liście zadań. Muszę do tego wrócić 🙂 No i dobra opcja z dawaniem sobie więcej czasu na ważne zadanie. Mi jeszcze pomaga metoda Pomidoro. Nie zawsze ją stosuję, lecz kiedy mam ogromny zjazd motywacyjny, to tykanie zegara pobudza mnie do działania 🙂

    • Mój kaktus jest bardzo fotogeniczny 😀 Priorytety na liście zadań są niesamowicie ważne, warto je stosować. Metodę Pomidoro znam i chętnie używam. Pomaga mi ona przede wszystkim odciąć się od zapychaczy czasu w czasie bloków przeznaczonych na pracę 🙂

  • ja zwykle zostawiam sobie w moim planie dużo miejsca na spontaniczność. Przy mojej małej córce bardziej szczegółowe plany nie mają większego sensu, bo wiadomo, dla dziecka życie jest zbyt wesołe i szalone, aby ograniczać sie ramami:)) Aczkolwiek rutyna się bardzo przydaje!

    • Tak, z dziećmi tak bywa 🙂 Pomimo tego, że jeszcze nie jestem mamą, wiem od znajomych, że planowanie czasowe nie ma zbytnio sensu 🙂

  • Ja lubię tą elastyczność o której mówisz i że robię akurat to, co na daną chwilę mam ochotę. Walka z sobą często nie przynosi pożądanych skutków 😉 Jestem zwolenniczką spisywania sobie ważnych rzeczy w kalendarzu i poprzyklejania na szafie ‚przypominajek’ 🙂 staram się omijać zapychacze typu FB, a kiedy mam problem ze skupieniem się na jednej rzeczy korzystam z minutnika 🙂

    • Tak, elastyczność jest bardzo ważna. Ja od niedawna używam Clear Focus czy Pomodoro (jak kto woli) i sprawdza się u mnie w 100%. Mogę ustawić w nim bloki czasowe przeznaczone na pracę oraz kilkominutowe przerwy. Muszę bardzo ze sobą walczyć, by nie odświeżać facebooka co 5 min. Z tą aplikacją mi się to udaje 🙂

  • Zgadzam się z tą niecierpliwością w 100%. To taką niepotrzebną presję nakłada na człowieka dodatkowo. Poza tym powinno się planować ok. 60% wolnego czasu i nie więcej. Kiedyś gdzieś czytałam, że jak człowiek sobie zaplanuje ileś tam rzeczy do zrobienia w jednym dniu to i tak zrobi z tego tylko 3 🙂

    • Jak tak mówisz o tych trzech rzeczach, to sobie myślę, że coś w tym jest! Przeanalizowałam mój organizer i w ciągu ostatniego tygodnia wykonywałam codziennie właśnie tyle ważnych zadań. Ciekawe… 😉

  • Ja również, tak jak Ty, wykorzystuję w planowaniu bloki czasowe, ale oprócz nich tworzę też listy zadań. Trzymam się też 3 priorytetów w ciągu dnia – ni mniej ni więcej, bo jest to taka realna liczba do spokojnego ogarnięcia. Pracując w blokach często, choć nie zawsze, wykorzystuję technikę pomodoro, a po skończonym bloku daję sobie pół godziny przerwy, kiedy zajmuję się czymś absolutnie innym od pracy, np. wyjściem na spacer albo posprzątaniem czegoś. Najtrudniejsze w planowaniu, według mnie, nie jest samo planowanie, a trzymanie się tych planów i faktyczna realizacja zadań, ponieważ prokrastynacja atakuje ze wszystkich stron, kiedy najmniej się tego spodziewamy… 😉

    • Tak, też ostatnio do tego doszłam. Jeśli coś dobrze i realnie sobie zaplanuję, to jestem w stanie to wykonać bez najmniejszego problemu i z przyjemnością. Gorzej, jeśli przesadzę, to wtedy niekończąca się lista zadań mnie przerasta.
      Jeśli chodzi o metodę Pomodoro to mam to samo! Też często robię sobie dłuższe przerwy i np. sprzątam, przyrządzam drugie śniadanie (a jak wiadomo nie zajmuje to 5 min). Mam wtedy czas, by trochę odpocząć od komputera (nie oszukujmy się, właśnie na tym przeważnie polega nasza praca) i z oczyszczonym umysłem wracam do pracy 🙂

  • Świetny poradnik, nowe spojrzenie. To tak, jakbyś napisała go specjalnie dla mnie 🙂 Dzięki za porady!
    Pozdrawiam ciepło!

    • Bardzo się cieszę, mam nadzieję, że wiele z moich rad wykorzystasz 🙂